Partnerrichtlinie

Einleitung

Als Grundlage für vertrauensvolle und langfristige Partnerschaften erwartet die Samedi GmbH von allen Lieferanten und Geschäftspartnern die Achtung und Einhaltung der folgenden Bestimmungen zu den Themen Anti-Korruption, Fairer Wettbewerb und Kartellrecht, Qualität, Datenschutz und Informationssicherheit. Darüber hinaus fordert die Samedi GmbH eine fehlerfreie Lieferung von Produkten und Dienstleistungen.

Die Globalisierung und die daraus entstandenen weltweiten Beschaffungsnetzwerke führen zu einer nicht mehr nur regionalen, sondern auch globalen gesellschaftlichen und sozialen Verantwortung.

In dieser Richtlinie wird aus Gründen der Lesbarkeit das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und andere Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich inkludiert.

Geltungsbereich

Als Partner im Sinne dieser Richtlinie definieren wir:

• Lieferanten
• Subunternehmer
• Kooperationspartner

Generelle Verhaltensanforderungen

Befolgung von Gesetzen und der Compliance

Jeder Partner der Samedi GmbH ist dazu angehalten, die folgenden Anforderungen zu beachten:

• Geltende Gesetze, Vorschriften und interne Anweisungen sind einzuhalten und sicherzustellen.
• Die in dieser Leitlinie beschriebenen Prinzipien stellen einen Mindeststandard dar. Länderspezifische Ergänzungen, die auf den jeweiligen kulturellen Gegebenheiten beruhen, bleiben hiervon unberührt.
• Bei allen Tätigkeiten und Geschäftsbeziehungen ist fair, respektvoll und vertrauenswürdig zu handeln.
• Interessenskonflikte, die geschäftliche Entscheidungen beeinflussen könnten, sind zu vermeiden.
• Sich oder anderen sind keine unrechtmäßigen Vorteile zu verschaffen.
• Compliance-, Informationssicherheits- Qualitäts- und Datenschutzvorfälle sind dem Projektverantwortlichen der Samedi GmbH, der Compliance Abteilung der Samedi GmbH, dem Informationssicherheitsbeauftragten, dem Qualitätsmanagementbeauftragten oder dem Datenschutzbeauftragten zu melden, sofern diese in Beziehung mit der Samedi GmbH stehen.

Achtung der Menschenrechte

Die Achtung der Menschenrechte ist integraler Bestandteil der unternehmerischen Verantwortung.

Lieferanten haben alle Individuen mit Respekt und Fairness zu behandeln und eine geschäftliche Umgebung zu schaffen, die frei von jeglichen menschenverachtenden Handlungen ist. Sie haben ihre Mitarbeiter und jede andere Partei respekt- und würdevoll zu behandeln und von unrechtmäßigen Belästigungen abzusehen.

Jegliche Form des Menschenhandels wird von der Samedi GmbH abgelehnt. Die Samedi GmbH erwartet von ihren Lieferanten, dass sie Menschenhandel in ihrem Unternehmen in keiner Weise tolerieren, im Besonderen in der Art, dass sie keine Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen eingehen, die im Zusammenhang mit Menschenhandel stehen können. Sie haben angemessene Maßnahmen zu ergreifen, die der Sicherstellung dienen, dass alle im Zusammenhang mit dem Lieferanten stehenden Lieferketten ebenfalls nach diesen Grundsätzen handeln.

Anti-Korruption

Korruption ist der Missbrauch einer Vertrauensstellung mit dem Ziel, in den Genuss eines materiellen oder immateriellen Vorteils zu kommen. Entsprechende Straftatbestände sind:

• Bestechung und Bestechlichkeit
• Vorteilsgewährung und Vorteilsannahme

Die Samedi GmbH untersagt das Anbieten oder die Annahmen von Zuwendungen, wenn sie dazu geeignet sind, das eigene oder das Verhalten von Geschäftspartnern in unzulässiger Weise zu beeinflussen. Wir erwarten von unseren Partnern, dass sie korruptes und unternehmensschädigendes Verhalten ablehnen und folgende Anforderungen einhalten:

• Es dürfen keine materiellen oder immateriellen Vorteile angenommen oder erteilt werden.
• Jegliche Ausnutzung einer Machtposition zur Vorteilsgewährung ist unzulässig.
• Private Interessen dürfen keinen Einfluss auf geschäftliche Entscheidungen haben. Falls Interessenskonflikte auftreten, sind sie in geeigneter Form zu lösen.
• Jede Geschäftsabwicklung muss transparent erfolgen.
• Vorgänge sind schriftlich zu dokumentieren.
• Zahlungen sind nach Rechnung, mittels Überweisungen auszuführen. Barzahlungen sind abzulehnen.
• Zahlungen auf Privatkonten sind untersagt.
• Zahlungen sind im Vier-Augen-Prinzip vorzunehmen/freizugeben.
• Die Vergabe und Annahme von Sponsoring und Spenden dürfen nicht missbraucht werden.

Fairer Wettbewerb und Kartellrecht

Die Samedi GmbH bekennt sich zu den Prinzipien der Marktwirtschaft und des fairen Wettbewerbs. Die Unternehmensziele von der Samedi GmbH werden unter Beachtung der geltenden Wettbewerbsregeln (kartell- und wettbewerbsrechtliche Vorgaben) verfolgt.

Die Samedi GmbH fordert von ihren Lieferanten, die Regeln des Kartellrechts einzuhalten und den Wettbewerb nicht unlauter zu beeinflussen.

Die wichtigsten Grundregeln für den Informationsaustausch mit Wettbewerbern sind:

• Keine Informationen über Preise, Ausschreibungen, Gewinne, Kosten oder andere Faktoren, welche das Wettbewerbsverhalten beeinflussen können, weiterzugeben.
• Keine Absprachen mit Mitbewerbern über einen Wettbewerbsverzicht, über Einschränkung der Geschäftsbeziehung zu Lieferanten, über die Abgabe von Scheinangeboten bei Ausschreibungen oder über die Aufteilung von Kunden zu treffen.
• Sich nicht durch Spionage, Bestechung, Diebstahl oder Abhöraktionen wettbewerbsrelevante Informationen anzueignen oder wissentlich falsche Informationen über einen Mitbewerber zu verbreiten.
• Besprechungen dieser Art ist fernzubleiben und kartellrechtswidriges Verhalten anderer nicht zu dulden.

Umgang mit Mitarbeitern

Faire Arbeitsbedingungen

Die Samedi GmbH erkennt den Anspruch des Mitarbeiters auf angemessene Entlohnung an und hält sich an den gesetzlich garantierten Mindestlohn in der Bundesrepublik Deutschland.

Geltende Lohn- und Arbeitszeitbestimmungen sind von allen Lieferanten einzuhalten, insbesondere Regelungen zu Mindestlohn und Überstunden. Gesetzliche Sozialleistungen dürfen nicht verwehrt werden. Der Lieferant hat entsprechend seiner Möglichkeiten den Mitarbeitern weitere freiwillige Sozialleistungen zur Verfügung zu stellen.

Nach regional differenzierter Gesetzgebung ist den Mitarbeitern des Lieferanten die Formung einer Gewerkschaft bzw. andersartigen Vereinigung zu gestatten. Hieraus resultierende tarifliche Änderungen sind vom Lieferanten in angemessener Weise anzuerkennen.

Ablehnung von Zwangs- und Kinderarbeit, Umgang mit jungen Arbeitnehmern

Jegliche Form von Zwangs- und Kinderarbeit wird von der Samedi GmbH abgelehnt. Die Samedi GmbH erwartet von ihren Lieferanten, dass sie Zwangs- und Kinderarbeit in ihrem Unternehmen unterlassen und dies in keiner Weise tolerieren, im Besonderen in der Art, dass sie keine Materialien aus Lieferketten beziehen, die im Zusammenhang mit Zwangs- oder Kinderarbeit stehen. Sie haben angemessene Maßnahmen zu ergreifen, die der Sicherstellung dienen, dass eigene Lieferanten ebenfalls nach diesen Grundsätzen handeln.

Junge Arbeitnehmer sind nach den geltenden rechtlichen Bestimmungen zu behandeln und in ihrem Berufsweg zu fördern. Für die Samedi GmbH stellt eine fundierte Ausbildung ihrer jungen Mitarbeiter einen entscheidenden Erfolgsfaktor dar. Diese Gesinnung wird von unseren Lieferanten ebenfalls erwartet.

Umwelt, Sicherheit und Gesundheit

Management natürlicher Ressourcen

Der Lieferant reduziert den Verbrauch von Rohstoffen bei jeder Geschäftstätigkeit auf ein Minimum. Insbesondere ist auf einen sparsamen Einsatz von Energie und Wasser zu achten. Falls möglich, ist der Einsatz erneuerbarer Ressourcen zu bevorzugen und die Freisetzung von Treibhausgasemissionen auf ein Minimum zu reduzieren.

Die Samedi GmbH Lieferanten verpflichten sich zur Reduktion jeglicher Emissionen gemäß derzeit gültigem Stand der Technik. Belastende Emissionen müssen vor Freisetzung in die Umwelt aufbereitet werden. Die derzeitige Luft- und Wasserqualität ist am jeweiligen Standort mindestens zu erhalten.

Der Lieferant hat Abfälle soweit wie möglich zu vermeiden oder einem Recyclingprozess zuzuführen. Die bei jedweder Geschäftstätigkeit eingesetzten Materialien sollten wiederverwendet werden.

Chemikalien, die durch Freisetzung eine Gefahr für Mensch und Umwelt darstellen, sind nach Möglichkeit zu vermeiden. Der Lieferant verpflichtet sich zur Einführung eines Chemikalienmanagements, welches den sicheren Gebrauch und Transport sowie die sichere Lagerung, Wiederaufbereitung, Wiederverwendung und Entsorgung sicherstellt.

Arbeits- und Gesundheitsschutz

Die Samedi GmbH erwartet, dass ihre Lieferanten die jeweils geltenden Gesundheits- und Arbeitsschutzgesetze und Regelungen einhalten. Lieferanten sind verpflichtet, ein sicheres und gesundheitsfreundliches Arbeitsumfeld nach geltenden Richtlinien der International Labour Organisation zu schaffen.

Datenschutz

Bei unseren Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden schaffen wir Vertrauen, indem wir den Datenschutz als Persönlichkeitsrecht respektieren. Zur Sicherung dieses Vertrauen sind unsere Partner angewiesen folgende Regelungen zu beachten.

Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Einhaltung von Datenschutz- und Geschäftsgeheimnisgesetzen

Bei samedi folgen wir stets den Grundsätzen des Need-to-know-Prinzips und offenbaren vertrauliche Informationen nur an diejenigen Mitarbeiter, die diese Information zur Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen. Diese Mitarbeiter wurden vorab zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Einhaltung von Datenschutz- und Geschäftsgeheimnisanforderungen verpflichtet. Zudem führen wir regelmäßige Awareness-Schulungen durch, um eine generelle Sensibilisierung bei unseren Mitarbeitern im Hinblick auf Datenschutz- und Geheimhaltungsanforderungen im Unternehmensalltag sowie bestehenden Gefahren durch Cyberbedrohungen zu erreichen. Selbige Anstrengungen zur Minimierung von Risiken erwarten wir auch von Geschäfts-, Kooperations- und Vertragspartnern.

Meldung von Datenschutzverletzungen

Damit die Samedi GmbH ihre datenschutzrechtlichen Meldepflichten einhalten kann, sind unsere Partner dazu angewiesen, Datenpannen im Rahmen einer Auftragsverarbeitung unverzüglich dem Projektverantwortlichen, dem Datenschutzbeauftragten oder dem Informationssicherheitsbeauftragten der Samedi GmbH mitzuteilen.

Betroffenenrechte und Informationssicherheit

Mit der Datenschutz-Grundverordnung vervielfachen sich die zu berücksichtigenden Pflichten in Bezug auf die Information von Betroffenen. Die Betroffenen sollen wissen, wer welche Daten zu welchem Zweck über sie erhebt und berechtigt werden, die Datenerhebung und -verarbeitung bzw. -nutzung zu prüfen. Die Betroffenen einer Datenverarbeitung haben alle Rechte die Ihnen nach Art. 7 DSGVO und Art. 12-22 DSGVO zustehen. Die Partner der Samedi GmbH sind dazu angehalten gemäß der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung die Bearbeitung entsprechender Anfragen Betroffener zu unterstützen

Informationssicherheit

Sicherheitsrichtlinien

Informationssicherheit bedeutet den angemessenen Schutz der Anwendungen, Daten, Systeme und notwendigen Ressourcen. Die Samedi GmbH folgt der Informationssicherheitsnorm ISO 27001. Um diese Standards zu gewährleisten, fordern wir unsere Partner auf, folgende Punkte zu beachten:

• Sicherstellung der Verfügbarkeit, Integrität, Vertraulichkeit und Authentizität von Informationen. Um diese Anforderungen zu gewährleisten, fordert die Samedi GmbH die Lieferanten auf, Richtlinien zur Sicherstellung der Verfügbarkeit, Integrität, Vertraulichkeit und Authentizität von Informationen sowie die Einhaltung gesetzlicher Regelungen und Kundenanforderungen zu implementieren.
• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Regelungen und Kundenanforderungen.
• Sicherstellung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses unter Aufsicht eines Informationssicherheitsbeauftragten.
• Einhaltung der Regeln der Informationssicherheit dieser Richtlinie und Benachrichtigung bei Auffälligkeiten.
• Bereitstellung einer sicheren IT-Umgebung und eines störungsfreien Betriebes.
• Sicherstellung eines sicheren Datenaustausches untereinander, mit unseren Kunden sowie unseren Lieferanten.
• Die Festlegungen dieser Richtlinie und die Anforderungen an ein angemessenes Informationssicherheits- und Datenschutzniveau werden vertraglich an die Unterauftragnehmer des Lieferanten weitergegeben.

Kryptographie

Kryptographie ist eine Methode zum Schutz von Informationen und Kommunikationen durch die Verwendung von Code, damit nur diejenigen die Informationen lesen und verarbeiten können, die dafür freigegeben sind. Den Partnern der Samedi GmbH ist es untersagt eigens entwickelte Kryptographie zu verwenden, weder in Form von Algorithmen, Kommunikationsprotokollen noch als Zufallszahlengeneratoren. Zur Verschlüsselung sind stattdessen etablierte Standard-Bibliotheken, Funktionen und Protokolle zu verwenden.

Qualitätsmanagement

Partner der Samedi GmbH verpflichten sich zur fehlerfreien Lieferung von Produkten und Dienstleistungen und dem Prinzip der ständigen Verbesserung. Sie steuern und koordinieren ihre Sublieferanten in der Herstellungs- und Lieferkette. Durch entsprechende vertragliche Regelungen stellen die Partner sicher, dass die im Verhältnis zwischen der Samedi GmbH und dem Partner geltenden Unterlagen auch im Verhältnis zu den Sublieferanten in der Herstellungs- und Lieferkette berücksichtigt werden.

Unterweisungen

Unterweisungen zu den Themen in dieser Richtlinie für die Mitarbeiter des Lieferanten erfolgen durch das Partnerunternehmen selbst.

Einhaltung der Lieferantenrichtlinie

Die Samedi GmbH kann die Einhaltung der vorgenannten Grundsätze und Anforderungen durch die Lieferanten durch Selbstauskünfte des Lieferanten, Audits oder in anderer geeigneter Weise überprüfen, wenn ein berechtigter Anlass besteht, z.B. wenn Strafverfahren gegen den Lieferanten eingeleitet werden. Sind die für den jeweiligen Standort des Lieferanten geltenden gesetzlichen Bestimmungen restriktiver als die bei der Samedi GmbH in der Bundesrepublik Deutschland geltenden Regelungen, so haben diese Vorrang.

Ein Verstoß gegen die Grundsätze und Anforderungen dieser Lieferantenleitlinie ist eine wesentliche Vertragsverletzung durch den Lieferanten und berechtigt die Samedi GmbH zur sofortigen vollständigen oder teilweisen, auch endgültigen Beendigung des Lieferantenverhältnisses.